Etapa 2 de 4 · Reportar
Cómo reportar, paso a paso
Reporte en el momento en que detecta la situación. El reporte es confidencial, pero no anónimo, y su propósito es mejorar los procesos, no buscar culpables.
El camino del reporte
Cuatro pasos
Seleccione cada paso para ver qué hacer.
1. Identifique la situación
Pregúntese si la situación afectó o pudo afectar un proceso, un control, el servicio, la información o a las personas afiliadas. Revise las señales para reconocer un incidente.
- Si se detectó a tiempo y no causó daño, también se reporta: es un casi incidente.
- Si tiene dudas, consulte a DILO con una pregunta general o escriba a la Unidad Integral de Riesgos.
2. Documéntela en el formulario P02-FO-028
Complete el formulario «Reporte de incidentes SIGECA» en la plataforma institucional. Describa hechos verificables: qué pasó, en qué proceso, cómo se detectó y qué afectó.
- Evite acusaciones, opiniones y datos personales innecesarios.
- Si no conoce la causa, escriba «Pendiente de análisis».
3. Envíela por el canal oficial
Remita el reporte por el canal institucional: sigeca_incidentes@
DILO no recibe ni registra reportes: no está conectado a ningún sistema de JUPEMA.
4. La Unidad Integral de Riesgos la gestiona
La instancia competente valora el reporte y define su tratamiento. Usted puede consultar sus dudas por los canales oficiales; si le piden más información, es para comprender mejor lo ocurrido.
Después del reporte
¿Qué pasa después de enviarlo?
Las etapas pueden variar según la naturaleza, severidad, impacto y clasificación que determine la instancia competente.
- Remisión mediante el canal institucional.
- Revisión y valoración inicial.
- Determinación de si corresponde a un incidente o casi incidente.
- Registro y gestión conforme al procedimiento.
- Traslado al dueño del proceso, cuando corresponda.
- Definición de acciones correctivas o planes de acción.
- Seguimiento.
- Cierre formal, cuando proceda.
Confidencialidad
Confidencial, pero no anónimo
La identidad de quien reporta se protege con controles institucionales de seguridad de la información y solo la conocen las instancias autorizadas. El objetivo es mejorar procesos y fortalecer controles, no identificar culpables.
¿Por qué no es anónimo? Para comprender bien lo ocurrido, la Unidad Integral de Riesgos puede necesitar pedirle aclaraciones o información adicional: quien recibe el reporte no siempre conoce a fondo todos los procesos involucrados.
No incluya en su descripción
- Números de cédula o de identificación
- Contraseñas, códigos o credenciales
- Información médica o salarial
- Direcciones o teléfonos personales
- Datos privados de personas afiliadas
- Información personal de terceros
Reto de la etapa 2
¿Verdadero o falso?
Seis afirmaciones frecuentes sobre el reporte de incidentes.
Contacto
Unidad Integral de Riesgos
Para situaciones sensibles, dudas sobre un caso concreto o cualquier consulta que DILO no pueda atender.
Canal oficial para remitir el reporte: sigeca_incidentes@
Siguiente etapaEl formulario, campo por campo
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